PL

Polityka prywatności

Polityka Ochrony Danych Osobowych
w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o. 


Na podstawie art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w celu zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ww. rozporządzenia oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz na mocy przysługujących kompetencji statutowych dla zapewnienia realizacji celów i zadań dla których została zawiązana Spółka Inżynierów SIM Sp. z o. o. wprowadza się niniejszą Politykę Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o. o.

§ 1
Postanowienia wstępne
  1. Polityka określa zasady przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o., celem zapewnienia zbieżności przetwarzania z wymaganiami RODO oraz przepisami bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego w zakresie przetwarzania danych osobowych. Polityka stanowi zbiór oraz podstawę wdrażanych w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o., wymogów, procedur oraz zasad ochrony danych osobowych.
  2. Polityka zawiera:
    • zawiera opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o.;
    • zbiór procedur, instrukcji i regulacji szczegółowych dotyczących przetwarzania danych osobowych w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o., dotyczących poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych;
  3. Polityka obowiązuje wszystkich pracowników oraz współpracowników Spółki Inżynierów SIM Sp. z o.o. Za przestrzeganie i utrzymanie postanowień Polityki odpowiedzialni są:
    • Zarząd;
    • Komórki organizacyjne Spółki Inżynierów SIM Sp. z o.o., w których przetwarzane są dane osobowe;
    • Pracownicy.
  4. Dla skutecznej realizacji Polityki, uwzględniając zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia Spółka Inżynierów SIM Sp. z o.o. zapewnia:
    • wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa oraz niezbędne zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych;
    • stałe monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa oraz poddawanie środków ochrony danych ciągłym przeglądom oraz uaktualnianiu;
    • kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych.
  5. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień Polityki zapewnia Zarząd. Nadzór, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym zmierza w szczególności, ale nie wyłącznie do zapewnienia, że czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych w  Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o. są zgodne z wymogami prawa oraz postanowieniami Polityki.
  6. Spółka Inżynierów SIM Sp. z o.o. zapewnia zgodność postępowania kontrahentów, w tym w szczególności podmiotów przetwarzających z postanowieniami Polityki w odpowiednim zakresie we wszystkich sytuacjach, w których dochodzi do przekazania tym podmiotom danych osobowych do przetwarzania, w tym przechowywania.
  7. Polityka jest przechowywana i udostępniana w wersji papierowej oraz elektronicznej w siedzibie Spółki Inżynierów SIM Sp. z o.o., ul. Stefczyka 34, 20-151 Lublin

§ 2

Słownik pojęć

Ilekroć w niniejszej Polityce zostaną wykorzystane poniższe definicje lub zwroty, należy nadawać im następujące znaczenie:

  1. Polityka – oznacza niniejszą Politykę wraz ze wszystkimi ewentualnymi Załącznikami;
  2. Administrator Danych – Spółka Inżynierów SIM Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stefczyka 34, 20-151 Lublin (w treści występująca także jako Spółka Inżynierów SIM).
  3. Dane osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, takie jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; o których mowa w art. 4 pkt 1 RODO;
  4. RODO – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1);
  5. Osoba upoważniona – oznacza osobę upoważnioną przez Administratora do przetwarzania Danych osobowych w danym zakresie;
  6. Przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, o których mowa w art. 4 pkt 2 RODO;
  7. Zbiór danych – oznacza każdy uporządkowany zestaw danych osobowych, dostępny według określonych kryteriów;
  8. Podmiot przetwarzający - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Spółki Inżynierów SIM Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stefczyka 34, 20-151 Lublin
  9. Uwierzytelnienie – oznacza działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości Użytkownika;
  10. Pracownicy – oznaczają zarówno osoby zatrudnione w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o. na podstawie stosunku pracy, jak również osoby fizyczne współpracujące ze Spółką na podstawie Umowy cywilnoprawnej;
  11. System – oznacza System ochrony danych osobowych w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o., o którym mowa w § 5 Polityki;
  12. Dane wrażliwe – oznaczają dane osobowe, o których mowa w art. 9 RODO.
§ 3
Podstawy ochrony Danych Osobowych w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o.

  1. Spółka Inżynierów SIM Sp. z o.o. zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości przetwarzanych danych.
  2. Osoby upoważnione oraz wszystkie inne osoby, którym udostępnia się dane osobowe przetwarzane w Spółce Inżynierów SIM zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami prawa oraz zgodnie z postanowieniami Polityki, jak również innych wewnętrznych aktów prawnych lub procedur wewnętrznych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
  3. Przy zatrudnianiu pracowników oraz w toku zatrudnienia Spółka Inżynierów SIM zapewnia, że:
    1. Pracownicy przez przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych otrzymują należytą wiedzę w zakresie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych w Spółce Inżynierów SIM.
    2. każdy z pracowników zostaje upoważniony na piśmie do przetwarzania danych osobowych w niezbędnym zakresie, a także zostaje zobowiązany do zachowania poufności i integralności danych osobowych, zgodnie z wzorem stanowiącym Załączniki nr 1 do Polityki, wzór ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Polityki;
    3. każdy z pracowników Spółki Inżynierów SIM,  zobowiązany jest do:
      • ścisłego przestrzegania zakresu upoważnienia;
      • przestrzegania wymogów prawa oraz postanowień Polityki w zakresie przetwarzania;
      • zachowania w tajemnicy danych osobowych;
      • zachowania w tajemnicy sposób zachowania poufności i integralności danych osobowych;
      • niezwłocznego zgłaszania Administratorowi wszelkich incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych.
  4. Spółka Inżynierów SIM zapewnia, aby dane osobowe przetwarzane były:
    1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
    2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
    3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
    4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane;
    5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
    6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
  5. Przy zapewnieniu przetwarzania danych osobowych zgodnie z zasadami wskazanymi w ust. 1 Spółka Inżynierów SIM opiera przetwarzanie na następujących podstawach:
    1. Legalność – Spółka Inżynierów SIM dba o ochronę prywatności i przetwarza dane osobowe zgodnie z wymogami prawa;
    2. Bezpieczeństwo −  Spółka Inżynierów SIM zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych podejmując stale działania w tym zakresie;
    3. Prawa Jednostki −  Spółka Inżynierów SIM umożliwia osobom, których dane osobowe są przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje;
    4. Rozliczalność –  Spółka Inżynierów SIM zapewnia należyte udokumentowanie sposobu spełniania obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych.
  6. Spółka Inżynierów SIM nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.

§ 5

System ochrony danych osobowych

  1. Spółka Inżynierów SIM zapewnia zgodność przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa również poprzez wprowadzenie następującego systemu zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych takich jak: 
    1. ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób upoważnionych oraz zapewnienie, że inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w towarzystwie osoby upoważnionej;
    2. zamykanie pomieszczeń obszaru przetwarzania danych osobowych  na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim;
    3. zapewnienie zabezpieczenia obszaru, o którym mowa w ust. 1 lit. b Polityki przed czynnikami losowymi, takimi jak pożar, powódź lub włamanie;
    4. wykorzystywanie zamykanych szafek, szuflad lub innych środków technicznych uniemożliwiających osobom niepowołanym dostęp do przechowywanych w nich danych osobowych;
    5. zapewnienie skutecznego usuwania lub niszczenia dokumentów zawierających Dane osobowe, w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odtworzenie;
  2. Zapewnienie bezpieczeństwa sprzętowego i informatycznego, obejmuje:
    1. ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz;
    2. zapewnienie aktualności stosowanego oprogramowania;
    3. zabezpieczenie sprzętu komputerowego wykorzystywanego w Spółce Inżynierów SIM przed złośliwym oprogramowaniem;
    4. zapewnienie stałego i częstotliwego sporządzania kopii zapasowych danych przechowywanych na komputerach, serwerze oraz w sieci Spółki Inżynierów SIM;
    5. ograniczenie dostępu do sprzętu komputerowego, serwera oraz sieci lokalnej poprzez stosowanie reguł Uwierzytelniania;
    6. Monitorowanie zmian w zakresie procesów przetwarzania danych osobowych w Spółce Inżynierów SIM oraz na bieżąco zarządza zmianami mającymi wpływ na ochronę danych osobowych w Spółce Inżynierów SIM.


§ 6
Realizacja obowiązków wobec osób, których dane osobowe dotyczą

  1. Spółka Inżynierów SIM wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności, takich jak zgłoszenie sprzeciwu lub ograniczenie przetwarzania.
  2. Spółka Inżynierów SIM dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane osobowe przetwarza.
  3. Spółka Inżynierów SIM publikuje na stronie internetowej oraz pozostawia do wglądu w swojej siedzibie Politykę Prywatności Spółki Inżynierów SIM, która realizuje obowiązki wynikające z art. 13 RODO. Polityka prywatności zawiera miedzy innymi takie informacje jak:
    1. kto jest Administratorem Danych;
    2. informację o prawach osób, których dane dotyczą;
    3. informację o zakresie przetwarzanych danych osobowych w poszczególnych celach;
    4. metodach kontaktu z Spółką Inżynierów SIM w zakresie danych osobowych.
  4. W celu realizacji praw osoby, której dane osobowe dotyczą Spółka Inżynierów SIM zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę Inżynierów SIM, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w odpowiedni sposób.
  5. Niezależnie od postanowień ust. 4 wyżej, Spółka Inżynierów SIM określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
  6. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółka Inżynierów SIM informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być miedzy innymi zrealizowany przez wydanie kopii danych.
  7. Spółka Inżynierów SIM wydaje osobie, której dane osobowe dotyczą kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
  8. Spółka Inżynierów SIM dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby, której dane osobowe dotyczą. Spółka Inżynierów SIM ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  9. Spółka Inżynierów SIM uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby, której dane osobowe dotyczą. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Spółka Inżynierów SIM może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę Inżynierów SIM procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
  10. Spółka Inżynierów SIM usuwa dane, gdy:
    1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach;
    2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
    3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych;
    4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
    5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
    6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku.
  11. Spółka Inżynierów SIM przy usuwaniu danych osobowych uwzględnia, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
  12. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółka Inżynierów SIM, Spółka Inżynierów SIM podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Spółka Inżynierów SIM informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  13. Spółka Inżynierów SIM dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
    1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
    2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
    3. Spółka Inżynierów SIM nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
    4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
    5. w trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka Inżynierów SIM przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  14. Na żądanie osoby Spółka Inżynierów SIM wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce Inżynierów SIM, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki Inżynierów SIM.
  15. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, o którym mowa w art. 21 RODO, a dane przetwarzane są przez Spółkę Inżynierów SIM w oparciu o uzasadniony interes Spółki Inżynierów SIM lub o powierzone Spółce Inżynierów SIM zadanie w interesie publicznym, Spółka Inżynierów SIM zobowiązuje się uwzględnić sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki Inżynierów SIM ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  16. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę Inżynierów SIM na potrzeby marketingu bezpośredniego, Spółka Inżynierów SIM uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
§ 7
Minimalizacja danych

  1. Spółka Inżynierów SIM wdraża procedury służące realizacji zasady minimalizacji przetwarzanych danych osobowej pod względem:
    1. adekwatności danych osobowych do celów przetwarzania, obejmujących ograniczenie ilości przetwarzanych danych osobowych oraz zakresu przetwarzania do celu przetwarzania;
    2. ograniczenia dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych, dla których wykorzystanie danych osobowych w określonym zakresie jest niezbędne dla prawidłowej realizacji obowiązków;
    3. ograniczenia czasu przechowywania danych osobowych do okresu, dla którego przechowywanie danych osobowych jest niezbędne ze względu na realizację celu przetwarzania lub obowiązków nałożonych na Spółkę Inżynierów SIM.
  2. Spółka Inżynierów SIM dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
  3. Spółka Inżynierów SIM stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych poprzez wdrożenie:
    1. zobowiązanie pracowników oraz współpracowników do zachowania poufności, w tym w zakresie danych osobowych;
    2. weryfikację kręgu wewnętrznych odbiorców danych osobowych poprzez nadawanie poszczególnym pracownikom szczegółowych upoważnień co do przetwarzania danych osobowych;
    3. wdrożenie informatycznych środków ochrony danych osobowych poprzez ograniczenie dostępu do systemów, oprogramowania oraz zasobów sieciowych wykorzystywanych w procesie przetwarzania danych osobowych;
    4. wdrożenie fizycznych środków technicznych ochrony danych osobowych.
  4. Spółka Inżynierów SIM dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Spółka Inżynierów SIM dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
  5. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Spółki Inżynierów SIM , jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółka Inżynierów SIM. 
§ 8
Bezpieczeństwo danych osobowych

  1. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia Spółka Inżynierów SIM wdraża środki techniczne i organizacyjne zapewniające należyty stopień ochrony danych osobowych, odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółka Inżynierów SIM.
  2. Spółka Inżynierów SIM wdraża środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
§ 9
Naruszenie ochrony danych osobowych

  1. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych Osobowych uważa się w szczególności, ale nie wyłącznie:
    1. Naruszenie bezpieczeństwa systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe;
    2. udostępnienie danych osobowych osobom nieupoważnionym;
    3. przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich Przetwarzania;
    4. nieuprawnione lub przypadkowe uszkodzenie, utratę, zniszczenie lub zmianę danych osobowych.
  2. Spółka Inżynierów SIM bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby, a także zawiadamia niezwłocznie organ nadzorczy, jednak nie później niż w ciągu 72 godz. od identyfikacji naruszenia.
  3. Spółka Inżynierów SIM dokumentuje naruszenia, które skutkują naruszeniem praw i wolności osób fizycznych. Wzór zgłoszenia podejrzenia naruszenia danych osobowych stanowi załącznik nr 3, natomiast wzór rejestru naruszeń stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
  4. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności osoby, której dane osobowe dotyczą jest wysokie:
    1. Spółka Inżynierów SIM wdroży odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym do dostępu do tych danych osobowych;
    2. Spółka Inżynierów SIM zastosuje następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą; lub wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku. W takim przypadku wydany zostaje publiczny komunikat lub zastosowany zostaje podobny środek, za pomocą którego osoby, których dane dotyczą, zostają poinformowane w równie skuteczny sposób.
§ 11
Powierzenie przetwarzania

  1. Spółka Inżynierów SIM może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 28 ust. 3 RODO.
  2. Spółka Inżynierów SIM korzysta wyłącznie z usług takich Podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. 
§ 12
Przekazywanie danych do Państwa trzeciego

  1. Spółka Inżynierów SIM nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego położonego poza terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której Dane osobowe dotyczą.
  2. Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Spółka Inżynierów SIM okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.
§ 13
Postanowienia końcowe

  1. Polityka wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
  2. W sprawach nieuregulowanych w Polityce odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia RODO oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego i europejskiego.
  3. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia do Polityki wymagają dla swej skuteczności formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany lub uzupełnienia do Polityki wchodzą w życie nie wcześniej niż w terminie 7 dni od dnia ich ogłoszenia.

Załącznik nr 1 do Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych Spółki Inżynierów SIM  Sp. z o. o.
Lublin, dnia ……………...2019  r.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych/przebywania w obszarze przetwarzania danych osobowych*

Na podstawie art. 29 Rozporządzenia Parlamentu i rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych 
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) oraz na mocy przysługujących mi kompetencji statutowych upoważniam Pana/Panią*:
…………………………………………………………………………………………………
(imię i nazwisko)
………………………………………………………………………………………………….
(stanowisko służbowe/ komórka organizacyjna)

do przetwarzania danych osobowych w zakresie obowiązków pełnionych na zajmowanym stanowisku.
  1. Jednocześnie jest Pan/Pani* zobowiązany/a do przetwarzania danych osobowych zgodnie z udzielonym upoważnieniem oraz przepisami Rozporządzenia Parlamentu i rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także Polityką Ochrony Danych Osobowych w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o., ul. Stefczyka 34, 20-151 Lublin.
  2. Zobowiązuję Pana/Panią do zachowania poufności oraz w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, również po ustaniu zatrudnienia.
  3. Jednocześnie otrzymuje Pan/Pani* upoważnienie do tworzenia/posiadania /modyfikowania dla potrzeb wykonywanej pracy zestawień, rejestrów, ewidencji zawierających dane osobowe w systemie: 
…………………………………………………………………………………..………
z jednoczesnym obowiązkiem zachowania pełnej ochrony danych, poprzez środki techniczne i organizacyjne funkcjonujące w Spółce Inżynierów SIM Sp. z o.o., ul. Stefczyka 34, 20-151 Lublin.

Upoważnienie nadaje się w okresie od …………… do ……………….

  ……………………………………
      (Podpis Administratora Danych Osobowych) 
Data wygaśnięcia/odwołania* upoważnienia: ……………… r.**

* Niepotrzebne skreślić.
** Data ustania stosunku pracy/ data rozwiązania umowy cywilnoprawnej. 

Załącznik nr 3 do Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych Spółki Inżynierów SIM Sp. z o.o.

Zgłoszenie podejrzenia naruszenia danych osobowych w Spółce Inżynierów SIM


1Imię i nazwisko osoby zgłaszającej:

2Telefon kontaktowy:

3Godzina, data oraz miejsce wystąpienia incydentu:

4Opis incydentu:

5Kategorie osób których dane dotyczą:

1

2

3

4

6Przybliżona liczba osób, których naruszenie może dotyczyć:

7Nazwa podmiotu lub podmiot, który mógł uzyskać dostęp do danych w sposób nieuprawniony:

8Uwagi zgłaszającego:

9Data i podpis osoby zgłaszającej naruszenie:

10 
Data i podpis Koordynatora Ochrony Danych: